Dans la vie de tous les jours, il n’est pas rare que nous puissions faire face à des malentendus ou des manques d’information lorsque nous communiquons avec les gens qui nous entourent. En organisation, lorsqu’on prend conscience que chaque personne a son historique, sa personnalité, ses valeurs et ses croyances, on comprend l’importance d’établir une bonne communication en entreprise.
L’organisation gagne à communiquer à l’ensemble des membres de son équipe des éléments tels que :
- La vision et les objectifs de l’entreprise
- La structure organisationnelle
- Les rôles de chacun
- Les attentes du superviseur
- Les échanges d’information au quotidien pour le bon déroulement des opérations
Mais tout cela peut sembler bien théorique… Concrètement, de quelle façon peut-on s’assurer d’une bonne communication en entreprise?
La réponse se trouve dans les outils de communication.
Voici une liste non exhaustive d’outils qui peuvent vous sembler banals à première vue, mais dont l’existence apporte beaucoup de bénéfices au sein d’une organisation :
Guide ou manuel du personnel
Un document qui rassemble l’essentiel de la vision, mission et objectifs de l’entreprise permettra d’établir une direction globale claire à tous les membres de l’équipe. Il devrait aussi contenir une description des conditions d’emploi (rémunération, avantages sociaux, etc.) ainsi que les politiques d’entreprise, qui elles sont primordiales pour clarifier les attentes de l’organisation envers chacun de ses employés.
Organigramme
Ce schéma représentant tous les types de poste et la relation entre eux est un excellent moyen de visualiser les liens fonctionnels et hiérarchiques de l’organisation. Il clarifie à qui les gens peuvent s’adresser, par exemple pour des questions opérationnelles, pour une demande de congé ou encore pour clarifier les priorités.
Guide de conduite et de civilité
Écrire noir sur blanc ce qui est attendu des individus et nommer les comportements inacceptables facilitent une gestion des ressources humaines équitable pour tous. Il permet aux gestionnaires d’avoir une assise solide pour intervenir dans des situations conflictuelles ou dans des dossiers disciplinaires.
Descriptions de poste
Bien qu’une flexibilité dans les tâches est souhaitable, il est bénéfique de clarifier le rôle de chacun au sein d’une organisation afin de respecter les limites et d’éviter des pertes de temps ou encore, des conflits. Une description de poste devrait être un document en soi (et non une description dans un contrat de travail) afin de le faire évoluer dans le temps.
Rencontres et mémos
Que ce soit par courriel, par conférence téléphonique, sur le babillard ou encore en personne, l’organisation doit assurer une mise à jour des messages importants à transmettre. Chaque équipe doit de déterminer de quelles façons communiquer quotidiennement les informations opérationnelles.
N’oubliez pas qu’une entreprise communique autant par ses actions que par l’inaction! Si votre organisation ne prend pas les moyens pour établir ou rétablir une bonne communication, vous y verrez éventuellement des problématiques de production, de service à la clientèle ou de climat de travail, ce qui représente des coûts significatifs!
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Ce texte ne constitue pas un avis professionnel. Les lecteurs ne devraient pas agir sur la seule foi des informations qui y sont contenues.