Congés parentaux : tout savoir pour ne pas se faire avoir

Congés parentaux : tout savoir pour ne pas se faire avoir

Bonne nouvelle! Un(e) de vos employé(e)s deviendra l’heureux parent d’un petit poupon prochainement. Bien que vous partagiez sa joie, vous devrez non seulement vous réorganiser, mais aussi administrer son congé. Voici un guide résumé, sous forme de questions-réponses, afin de ne rien oublier.

^{(note : applicable aux salariés du Québec et spécifique aux grossesses biologiques)}

1. Différencier congés de maternité, de paternité et parental
2. Quelle instance régit les obligations de l’employeur et de l’employé?
3. Est-ce possible de fractionner les congés?
4. Combien de jours l’employée enceinte peut-elle s’absenter pour des suivis de grossesse?
5. Quand exiger un certificat médical?
6. L’employée enceinte est retirée du travail par son médecin : quoi conclure?
7. Ai-je le droit d’être informé à l’avance des dates de congés de maternité, paternité, parental?
8. Une employée souhaite réintégrer le travail avant la date prévue : obligations de l’employeur
9. Pendant le congé, doit-on cumuler les indemnités de vacances?
10. Pendant le congé, qu’advient-il des cotisations d’assurances collectives?

1. Quelles sont les différences entre les congés de maternité, de paternité et parental?

Congé de maternité : applicable à la salariée enceinte. Dure 18 semaines maximum, sans salaire. Peut débuter au plus tôt 16 semaines avant la date prévue de l’accouchement et se terminer au plus tard 18 semaines après. Si le congé débute à la date d’accouchement, la semaine de l’accouchement n’est pas incluse au calcul.

Congé de paternité : applicable au père biologique. Dure 5 semaines maximum. Peut débuter au plus tôt la semaine de la naissance et se terminer au plus tard 52 semaines après.

Autre congé pour le père : la LNT prévoit que le conjoint a droit de s’absenter 5 jours à l’occasion de la naissance, d’une adoption ou d’une interruption de grossesse après 20 semaines. Ce congé est fractionnable en journées si l’employé en fait la demande. De ces 5 jours, 2 sont rémunérés si l’employé est l’emploi depuis au moins 60 jours. Ce congé doit être pris au plus tard 15 jours après l’arrivée à la maison du bébé (ou du jour de l’interruption de grossesse). Voici un exemple typique : l’accouchement a lieu le mercredi. Le père s’absente donc du mercredi au vendredi, afin d’accompagner sa conjointe. Il débutera son congé de paternité la semaine suivante. L’employeur devra donc rémunérer 2 jours (mercredi et jeudi) et la 3e journée (vendredi) sera sans salaire. (À noter que les prestations du RQAP débutent le dimanche.)

Congé parental : Dure maximum de 52 semaines et peut être pris par l’un ou l’autre des parents ou fractionné entre les deux parents de façon simultanée ou successive et ce, même si les parents ont le même employeur. Ce congé ne peut débuter avant la semaine de la naissance ou de l’adoption.

Couple composé de deux femmes : la mère biologique a droit aux congés de maternité et parental et la conjointe a droit au congé de paternité et parental dans la condition où la naissance est issue d’un projet parental et que la conjointe figure à l’acte de naissance.

2. Quelle instance régit les obligations de l’employeur et de l’employé(e)?

C’est la Loi sur les normes du travail (LNT) qui régit les droits et obligations des parties en ce qui a trait à ces absences.

Le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) est un régime de remplacement du revenu et permet aux salariés qui s’absentent sans salaire de recevoir des prestations sur la base de 2 régimes, soient « de base » et « particulier ». C’est la responsabilité de l’employé d’effectuer ses demandes de prestations. Le régime choisi par les parents définira le montant des prestations, ainsi que la durée. Le choix du régime doit être effectué sur la base du même régime pour la mère et pour le père.

Même si, généralement, les parents choisissent la durée de leur congé en fonction du RQAP, il ne faut pas confondre « durée de l’absence » selon la LNT et selon le RQAP.

3. Est-il possible de fractionner les congés?

Règle générale, le congé doit être pris en continu, à moins d’une entente différente avec l’employeur. Certaines exceptions permettent le fractionnement sans qu’il y ait eu entente avec l’employeur (ex : hospitalisation du bébé, etc.).

Notez que le RQAP verse des prestations à la semaine et non à la « journée ». Nous rappelons qu’une cessation d’emploi doit être émise pour que l’employé puisse bénéficier de ses prestations.

4. Combien de jours l’employée enceinte peut-elle s’absenter pour des suivis de grossesse?

Il n’existe pas de nombre de jours spécifique. Elle peut s’absenter aussi souvent que requis, sans salaire, mais doit par contre en aviser l’employeur le plus tôt possible. Si vous soupçonnez un abus, une rencontre de mise au point peut être nécessaire et, comme dans tous les cas de gestion des absences, vous pouvez demander un billet médical justifiant de cette absence. Vous avez aussi le droit d’exiger de l’employée qu’elle s’absente pour la durée de son rendez-vous et non pour la journée complète. Vous pouvez aussi demander à l’employée qu’elle vous fasse part de la date de son prochain rendez-vous dès qu’elle le connaît, il en est de votre droit de gérance.

5. Quand le certificat médical doit-il être exigé?

Si vous doutez de l’aptitude de l’employée enceinte à occuper ses fonctions, vous pouvez demander un certificat médical attestant de sa capacité à partir de la 6e semaine avant la date prévue d’accouchement. Cette demande doit être faite par écrit. Faute d’obtenir cette preuve dans les 8 jours suivant la demande, l’employeur peut obliger la salariée à débuter son congé de maternité. Il doit l’en aviser par écrit. D’un point de vue RH, nous recommandons d’être vigilant avec ce délai et de miser sur les bonnes communications avec l’employée. En cas de litige, vous devrez possiblement démontrer les efforts de suivis que vous aurez effectués.

En tout temps, comme dans tous les cas courants, si vous doutez de l’aptitude de l’employée à occuper ses fonctions et ce, pour des motifs qui sont jugés liés à la santé ou la sécurité, un certificat médical peut être exigé. Nous recommandons de fournir un document explicatif au médecin, afin de définir le poste et ses conditions. Celui-ci pourra ainsi mieux se prononcer sur l’ensemble des fonctions et vous pourrez juger des actions à prendre (affectation temporaire, adaptation du poste de travail, etc.).

6. L’employée enceinte est retirée du travail par son médecin, que dois-je conclure?

Si le médecin jugeait d’un danger quelconque lié au travail, un retrait préventif ou des recommandations d’affectation seront émis par le médecin. Une demande à la CSST pourra être effectuée.

Si le médecin jugeait d’un danger quelconque exigeant le retrait de la salariée, mais non lié au travail, celle-ci aura droit à un congé de maternité spécial. Elle devra fournir à l’employeur un certificat médical attestant du danger, de la durée prévue du congé et de la date prévue d’accouchement. Assurez-vous d’avoir en mains ce certificat avec toutes les informations requises.

Dans le cas du retrait préventif de la travailleuse enceinte (CSST) ou du congé de maternité spécial, il faut savoir que le congé de maternité ordinaire débutera automatiquement 4 semaines avant la date prévue de l’accouchement.

7. Ai-je le droit d’être avisé à l’avance des dates de congé de la mère et du père?

Qu’il s’agisse d’un congé de maternité, de paternité ou parental, l’employé(e) est dans l’obligation de remettre un avis écrit au moins 3 semaines à l’avance. Ce(s) préavis doivent contenir la date de départ, le motif (de quel congé il s’agit), ainsi que la date de retour prévue.

Bien que cette obligation soit clairement indiquée à la Loi, nous suggérons d’aider vos employés à l’appliquer en leur communiquant l’information et/ou en leur fournissant les outils (ex : formulaire d’absence où figure toutes les informations requises). Puisqu’il s’agit d’une déclaration écrite, une preuve supplémentaire (ex : demande auprès du RQAP) n’est pas nécessaire. Tel qu’applicable de façon générale, si l’employé effectue une fausse déclaration sur ses absences, il peut être passible de sanctions allant jusqu’au congédiement.

Un(e) employé(e) qui souhaite effectuer un retour au travail avant la date prévue doit aussi en informer son employeur par écrit au moins 3 semaines à l’avance, sans quoi vous pourriez refuser de le/la reprendre à la date qu’il/elle souhaite revenir, même si ses prestations sont terminées auprès du RQAP.

Nous recommandons toujours de faire un suivi avec l’employé qui quitte pour un long congé +/- 1 mois avant la date prévue du retour et lui demander de confirmer à nouveau par écrit/courriel la date exacte de son retour. L’employé qui ne se présente pas au travail à la date prévue est présumé avoir démissionné. D’un point de vue légal, il sera de votre avantage de démontrer avoir usé de bonnes pratiques de gestion.

Pour ce qui est du congé de paternité, même s’il est difficile à prévoir, vous êtes aussi en droit de connaître au moins trois semaines à l’avance, par écrit, la date prévue de l’accouchement et les dates où l’employé prévoit s’absenter. Si l’accouchement a lieu plus tôt, ce délai peut être amoindri.

8. Une employée en congé de maternité/parental souhaite réintégrer son travail avant la date prévue. Quelles sont mes obligations?

D’un point de vue strictement légal, l’employeur doit la réintégrer. Toutefois, la salariée devra avoir avisé par écrit au moins 3 semaines à l’avance de la date de retour souhaitée. D’un point de vue opérationnel, nous recommandons de communiquer avec l’employée pour tenter de planifier son retour de façon convenable pour les deux parties. Attention aussi de respecter le contrat émis à l’employé(e) embauché temporairement pour effectuer le remplacement de congé. Voyez à rédiger le contrat de travail en conséquence dès le départ, afin de ne pas avoir de mauvaises surprises!

Si l’employée souhaite réintégrer son travail dans les 2 semaines suivant son accouchement, l’employeur peut exiger un certificat médical attestant qu’elle est apte à le faire. (N’oubliez pas de préciser les fonctions, les conditions et l’environnement, afin de vous assurer qu’elle peut réintégrer son poste intégralement.)

9. Pendant le congé, dois-je continuer de cumuler l’indemnité de vacances?

Congé de maternité : oui, vous devez continuer de cumuler l’indemnité de vacances.
Congé de paternité : oui, vous devez continuer de cumuler l’indemnité de vacances.
Congé parental : non, ce congé n’est pas admissible au cumul de vacances.

Il devient encore plus pertinent de connaître les dates où l’employé(e) est en congé de maternité/paternité ou en congé parental. Si vous choisissez de cumuler l’indemnité de vacances pendant le congé parental, n’hésitez pas à en informer vos employés. Il s’agit d’une belle stratégie de rémunération et ceux-ci doivent être informés que vous surpassez la norme!

10. Pendant le congé, qu’advient-il des cotisations aux assurances et régimes de retraite?

Si l’employé(e) continue de cotiser aux différents régimes collectifs pendant son absence, l’employeur doit aussi continuer de le faire, au même titre que si l’employé(e) était au travail.

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