« Avez-vous un organigramme? – C’est quoi ça? – Hé bien, c’est le portrait de votre organisation en termes de ressources, de responsabilités, de rôles et surtout, de communications. C’est la structure de votre entreprise, la photo quoi! – Non! On n’a pas ça nous ce dessin là! De toutes façons, nous sommes une trop petite organisation pour avoir ça et tout est bien clair pour tout le monde! »
Par expérience… détrompez-vous!
Ce n’est pas parce que votre organisation est petite (en termes de nombre d’employés) qu’un organigramme n’est pas utile. L’organigramme a bien des avantages à ne pas négliger. En voici quelques-uns.
Schématiser l’organisation
L’organigramme est une représentation schématique de votre entreprise. Elle permet de visualiser des liens fonctionnels et hiérarchiques de l’organisation. Or, si vous avez des employés visuels, comme 65% de la population active, vous avez peut-être avantage à en avoir un. Vos employés visuels pourront mieux se représenter l’organisation et les liens qui unissent les différents postes. Il est important de souligner qu’une personne visuelle adhère à cette citation : « une image vaut mille mots ». La schématisation de l’organigramme permet une meilleure compréhension de l’organisation et de ses ressources. Cela pourrait vous éviter les : » Gilles Trottier???? »
Définir les liens hiérarchiques
L’organigramme est un outil de gestion qui vous permettra de mettre sur papiers les postes disponibles dans votre organisation. Il permet aussi de connaitre les liens hiérarchiques. Vous savez la fameuse phrase «trop de chefs, pas assez d’indiens». Observez votre organigramme, il pourrait vous expliquer bien des choses!
Pour les employés, cet outil permet de voir « qui fait quoi » et « qui dépend de qui ». Pour les nouveaux employés, c’est une belle façon de se représenter l’organisation dans son ensemble.
Appuyez vos politiques de gestion par votre organigramme! À qui dois-je adresser mes demandes de congés? mes situations conflictuelles? mes questionnements opérationnels? mes plaintes d’harcèlement? mes demandes administratives?
Limitez les frustrations, déléguez de façon optimale, répartissez les tâches logiquement.
Optimiser les ressources
Il permet aussi à la direction de visualiser les dysfonctionnements et ainsi, assurer une meilleure efficacité.
Mettre en place un organigramme permet d’éviter le one man show, c’est-à-dire, qu’une seule personne soit en haut et que tous relèvent de cette personne.
Mettre en place un organigramme demande de la réflexion, afin de s’assurer de l’optimisation des ressources humaines.
La mise en place de nouvelles procédures ou de nouveaux procédés peut, parfois, nécessiter la redistribution des tâches. Qui serait la personne la plus apte à gérer ce projet? À opérer ce poste de travail? À prendre en charge ces nouvelles tâches? Votre organigramme pourra vous aider à positionner le tout de façon logique et efficiente!
Planifier la main d’œuvre
Lors de départ d’employés, il est recommandé de réviser l’organigramme et de se poser quelques questions : où en sommes-nous? Recherchons-nous encore les mêmes compétences, le même profil? Avons-nous ce profil à l’interne, dans un autre département? Votre organigramme vous permettra de rapidement avoir quelques réponses, ou pistes à vos questions.
Il est évident aussi que cet outil de gestion est constamment en mouvement, tout comme l’entreprise.
Ainsi ne la laissez pas dans un cartable ou dans votre tiroir, mais bien en vue sur votre bureau et encouragez son utilisation dans votre entreprise.
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Ce texte ne constitue pas un avis professionnel. Les lecteurs ne devraient pas agir sur la seule foi des informations qui y sont contenues.