Ça y est, après avoir rencontré maints candidats au cours de votre processus de recrutement réalisé sur plusieurs semaines, vous avez trouvé la perle rare. La politique de vacances que vous appliquez dans votre entreprise est d’octroyer des vacances dès la première année suivant l’embauche. Voilà que, seulement 14 mois suivant l’entrée en fonction de cet employé, il vous remet sa démission… quelle déception! Mais comble de tout, il vous réclame une indemnité de vacances alors qu’il avait pris déjà ses 4 semaines de congé annuel. Êtes-vous en droit de refuser le paiement de cette indemnité?
Voyons ce que nous dit la Loi sur les Normes du travail à ce sujet :
Année de référence
La Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) définit que le droit aux vacances s’acquiert pendant une période de 12 mois consécutifs, soit pendant une période appelée « année de référence ».
Période de congé
L’article 70 se lit « Le congé annuel doit être pris dans les 12 mois qui suivent la fin de l’année de référence, sauf si une convention collective ou un décret permettent de le reporter à l’année suivante. » Une exception peut être faite pour l’employé qui demande de prendre son congé annuel pendant l’année de référence. Dans cette situation, l’employeur et l’employé ont la responsabilité d’établir une entente sur la durée du congé ou la proportion de l’indemnité à verser en avance.
En pratique
L’exemple cité en introduction illustre donc une situation où l’employeur a lui-même pris la décision d’octroyer un congé annuel au cours de la période de référence du nouvel employé, soit avant la fin de sa période de référence de 12 mois. L’employé n’ayant fait aucune demande se trouverait donc en droit de réclamer les sommes que représente l’indemnité de vacances qu’il a cumulée durant les 12 mois consécutifs de sa période de référence.
Le même principe est applicable aux situations qui se présentent en cours d’emploi : chaque fois que des vacances sont prises pendant la période de référence et non suivant cette période (c’est-à-dire que l’employeur autorise l’employé à avoir une banque de vacances négative), l’employeur s’expose à devoir payer une indemnité de vacances si une fin d’emploi survient, à moins que les dispositions prévues pour le remboursement n’aient été prévues.
Les paroles s’envolent mais les écrits restent!
Il va de soi que la flexibilité qu’offre les employeurs en matière de gestion des vacances est appréciée des employés, que ce soit pour obtenir des vacances dès la première année à l’emploi ou encore pour permettre de prendre des vacances « en avance » en cours d’emploi, avant que celles-ci ne soient cumulées. La conclusion à tirer, est qu’il est primordial pour l’employeur et l’employé de mettre par écrit une entente concernant la prise des vacances. En cas de conflit, un juge pourrait tenir compte du libellé de la politique de vacances, du contrat d’emploi ou d’une entente d’exception signée entre les parties. Cela facilite grandement la chose si les dispositions sont clairement établies de part et d’autre et qu’il y a le moins de place possible à interprétation.
À titre d’exemple, « vous aurez droit à 4 semaines de vacances dès la première année » signifie-t-il que 4 semaines de vacances seront cumulés au cours de la première période de référence pour être prise la période suivante OU que l’employé a droit de prendre 4 semaines de vacances dès le jour 1 de son entrée en fonctions? Qu’advient-il si l’employé quitte après 6 mois? Quel est le % d’indemnité?
Le présent article décrit les dispositions générales, mais qui doivent être interprétées en « cas par cas ». Il est important pour les employeurs de valider l’information fournie par la Loi sur les normes du travail reliée à la gestion des vacances. Pour plus de détail, visitez le site de la CNESST, section vacances.
Avant d’offrir un cadeau à vos employés, statuez sur son contenu!
Ce texte ne constitue pas un avis professionnel. Les lecteurs ne devraient pas agir sur la seule foi des informations qui y sont contenues.